Toimitilan vaihto alkaa kartoituksesta ennen vuodenvaihdetta
Hyvä toimitilapäätös perustuu seuraavan vuoden todelliseen tarpeeseen
Toimitilan vaihto kannattaa aloittaa ennen vuodenvaihdetta, jotta yritys ehtii arvioida kasvun, henkilöstön, tuotannon ja varastoinnin tarpeet rauhassa. Oikein mitoitettu tila tukee arkea ilman tarpeettomia neliöitä tai toimintaa rajoittavaa ahtautta. Ennakkosuunnittelu antaa myös aikaa vertailla toimistoja, halleja, tuotantotiloja, varastoja ja niiden yhdistelmiä. Kun kartoitus, tilanäyttö ja muuton valmistelu etenevät järjestyksessä, uuden tilan käyttöönotto on helpompi hallita.
Tilantarve kannattaa mitoittaa toiminnan eikä nykyisten neliöiden mukaan
Tilatarpeen arviointia ei kannata perustaa suoraan nykyisen toimitilan kokoon. Lähtökohdaksi on parempi ottaa ensi vuoden toiminta ja arvioida, kuinka henkilöstömäärä, työvaiheet, koneet, materiaalivirrat ja varastotasot mahdollisesti muuttuvat. Samalla on hyvä tunnistaa nykyisen tilan ongelmat, kuten hajautuneet toiminnot, puutteelliset työskentelyalueet tai tavaroiden hankala liikuttaminen. Näin toimitilan vaihto ratkaisee käytännön tarpeita eikä siirrä vanhoja ongelmia uuteen osoitteeseen.
Kartoituksessa kannattaa selvittää ainakin seuraavat asiat:
- kuinka paljon työpisteitä ja yhteisiä tiloja tarvitaan
- millaista halli-, tuotanto- tai varastotilaa toiminta edellyttää
- voidaanko toimisto ja halli yhdistää samaan kokonaisuuteen
- tarvitaanko tilojen räätälöintiä tai erillisiä lisäpalveluja
- millaiset piha-, pysäköinti- ja kulkuyhteydet tukevat päivittäistä toimintaa
Mitoituksessa tarvitaan myös kohtuullista joustovaraa, jos rekrytoinnit, tuotantomäärät tai varastointi kasvavat suunnitellusti. Liian suuri tila kasvattaa kustannuksia, mutta liian tiukka ratkaisu voi johtaa uuteen tilanvaihtoon nopeasti. Porvoon Kruunusta löytyy erilaisia yritystiloja sekä yhdistelmätiloja, joissa toimisto ja halli voidaan sijoittaa samaan kokonaisuuteen.
Tilanäyttö tekee vaihtoehtojen vertailusta konkreettista
Pohjakuvat ja perustiedot auttavat rajaamaan vaihtoehtoja, mutta tilanäyttö kertoo, miten tila palvelee yrityksen todellista arkea. Paikan päällä voidaan tarkastella kulkureittejä, työskentelyalueita, lastaamisen järjestelyjä, pysäköintiä ja eri toimintojen sijoittamista. Näyttöön kannattaa osallistua niiden henkilöiden, jotka tuntevat tuotannon, varastoinnin, henkilöstön ja tietotekniikan käytännön vaatimukset.
Ennen näyttöä laadittu vaatimuslista helpottaa havaintojen kirjaamista ja eri vaihtoehtojen vertailua samoilla perusteilla. Ajantasaiset vapaat tai vapautumassa olevat toimitilat esitellään Porvoon Kruunun verkkosivulla, joten yritys saa yhdestä paikasta kokonaiskuvan tarjolla olevista vaihtoehdoista. Jos sopivaa ratkaisua ei tunnista heti, toimitilatarpeen kartoitus auttaa selvittämään, millainen tila tukisi toimintaa parhaiten.
Suunnitelmallinen muutto vähentää toiminnan häiriöitä
Kun sopiva tila on löytynyt, muutto kannattaa jakaa vaiheisiin ja vastuuttaa selkeästi. Erityistä huomiota vaativat tuotantolaitteet, varasto, verkkoyhteydet, henkilöstön työpisteet ja kulun järjestäminen. Myös nykyiseen vuokrasopimukseen liittyvät määräajat on hyvä tarkistaa ajoissa, jotta tilojen päällekkäinen käyttö ja muuton aikataulu voidaan suunnitella hallitusti.
Sujuvan muuton valmisteluun kuuluvat tavallisesti seuraavat vaiheet:
- vahvistetaan uuden tilan käyttötarkoitus ja tilajako
- laaditaan muutolle aikataulu ja nimetään vastuuhenkilöt
- suunnitellaan laitteiden, materiaalien ja tietoliikenneyhteyksien siirto
- tiedotetaan henkilöstölle ja yhteistyökumppaneille muutoksen etenemisestä
- testataan keskeiset toiminnot ennen varsinaista käyttöönottoa
Yrityksen kannattaa samalla arvioida, mitä palveluja uusi toimintaympäristö tarjoaa päivittäisen työn tueksi. Porvoon Kruunun yrityspuistossa peruspalveluihin kuuluvat muun muassa piha-alueiden kunnossapito, lumityöt, viitoitus, pysäköinti, jätehuolto ja kierrätyspisteet. Saatavilla oleviin yritystilojen lisäpalveluihin kuuluvat esimerkiksi nopeat tietoliikenneyhteydet, yrityskohtaiset verkkoratkaisut, IT-tuki ja täydentävä vartiointi.
Porvoon Kruunu auttaa löytämään toimintaan sopivan kokonaisuuden
Porvoon Kruunun yrityspuisto sijaitsee E18-moottoritien tuntumassa lähellä pääkaupunkiseutua. Alueella on toimisto-, tuotanto-, pienteollisuus-, halli- ja varastotiloja sekä eri käyttötarkoituksia yhdistäviä ratkaisuja. Aidattu alue, kameravalvonta, vartiointi ja GSM-ohjatut portit tukevat turvallista toimintaympäristöä.
Toimitilan vaihdossa ei tarvitse tehdä päätöstä pelkkien neliöiden perusteella. Olennaista on löytää kokonaisuus, jossa sijainti, tilat, turvallisuus, palvelut ja kustannusten ennakoitavuus tukevat yrityksen seuraavaa toimintavuotta. Porvoon Kruunu auttaa kartoittamaan tarpeet ja sopimaan tilanäytön yritykselle sopivaan vaihtoehtoon.
Kartoitus kannattaa käynnistää ennen vuodenvaihdetta, vaikka muuton tarkka ajankohta olisi vielä avoinna. Aikainen yhteydenotto antaa paremman mahdollisuuden tutustua vapaisiin tai vapautumassa oleviin tiloihin ja valmistella tarvittavat ratkaisut. Yhdessä suunniteltu toimitila helpottaa muuttoa ja luo toimivalle yritysarjelle kestävän perustan.
Viimeisimmät artikkelit
